siker.id - Dalam dunia kerja, rapat menjadi hal yang biasa dilakukan. Biasanya ini menyangkut obrolan terkait produk atau proyek yang akan atau sedang dikerjakan. Jika kamu akan memulai sebuah rapat dan memimpinnya, maka kamu harus membuat rapat berhasil. Jangan banyak membuang waktu, penjelasan singkat dan jelas, dan audiens bisa mendengarkanmu. Nah, di bawah ini dijelaskan caranya.

Baca juga: Berikut Tips agar Terlihat Luar Biasa saat Rapat

Punya agenda

Jika kamu adalah pemimpin rapat, kamu memerlukan agenda sebelum mengundang peserta dan meminta komitmen waktu karyawan lainnya. Jika kamu tidak memiliki agenda, jangan atur rapat sebelum kamu mendapatkan kejelasan lebih lanjut. Dan, jika kamu adalah peserta rapat, jangan bergabung, kecuali kamu tahu agendanya. Jika kamu diundang ke rapat yang tidak memiliki agenda yang jelas, tanyakan kepada yang memimpin tentang apa rapat tersebut dan putuskan sesuai dengan itu. Jika ia tidak merespons, jangan bergabung ke rapat.

Rapat harus bersifat informatif, terarah

Pertemuan rapat yang bermanfaat termasuk dalam salah satu dari tiga kategori besar, yakni informatif, pengarahan dan brainstorming. Informatif adalah pertemuan informasi dibagikan dengan semua peserta sehingga mereka mendapatkan nilai dari informasi tersebut. Pengarahan adalah pertemuan yang dilakukan oleh seseorang yang berwenang untuk memberikan arahan dan pedoman kepada para karyawannya. Sedangkan, brainstorming adalah pertemuan di mana para peserta berkumpul untuk bertukar ide dan mencapai hasil seperti solusi untuk masalah atau rencana tindakan.

Baca juga: Beberapa Kebiasaan Buruk yang Bisa Dihindari saat Rapat

Sediakan infomasi notula rapat

Sebagai manusia, kita memiliki rentang perhatian yang terbatas. Kekuatan ingatan kita hanya sebesar kacang. Oleh karena itu, kita cenderung melupakan apa yang kita bicarakan dalam sebuah pertemuan. Garis waktu yang kamu sebutkan dapat terlewatkan oleh orang yang dituju atau detail penting yang dipertukarkan dapat dilupakan salam rapat. Untuk menghindari kesalahan tersebut, kirimkan risalah rapat kepada semua peserta yang relevan, terutama ketika mereka menyertakan petunjuk dan tenggat waktu untuk pelaksanaan.

Sekian artikel tentang tips membuat rapat kerja yang efektif. Bila menyukai artikel ini bisa dibagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: 4 Cara Membuat Rapat Kerja Lebih Efektif