siker.id - Dalam tata kelola organisasi, rapat adalah kegiatan yang memiliki peran strategis. Rapat berguna untuk menunjang fungsi manajemen dalam organisasi seperti perencanaan, pengaturan kerja, monitoring dan evaluasi sampai memecahkan masalah (problem solving). Oleh karena itu, rapat-rapat yang dikelola dengan baik dan berjalan efektif memberi kontribusi yang positif pada peningkatan kinerja organisasi.

Sayangnya, banyak rapat yang berjalan tidak efektif karena berbagai macam hal, antara lain: rapat tidak terarah, banyak gangguan, peserta rapat tidak fokus, dan minimnya partisipasi peserta rapat dalam memberi kontribusi pemikiran.

Salah satu penyebab rendahnya partisipasi peserta rapat adalah multitasking. Peserta rapat mengikuti jalannya pembicaraan sambil melakukan kegiatan lain di gawainya, misalnya. Oleh sebab itu berikut tips meningkatkan keaktifan peserta rapat!

Baca juga: 2 Tips Agar Tidak Bosan Saat Rapat Virtual

Manajemen Waktu

Waktu 1,5 -- 2 jam sudah ideal untuk durasi sebuah rapat. Untuk durasi yang lebih panjang, dikhawatirkan pikiran peserta sudah terbagi pada hal-hal lain. Tapi, kadang rapat-rapat tertentu bisa berlangsung lebih lama jika topik yang dibahas bejibun. Apalagi banyak pengambilan keputusan strategis yang membutuhkan waktu berpikir dan menganalisis data lebih lama.

Untuk rapat berdurasi panjang seperti ini, pemimpin rapat bisa menyelip beberapa ice breaking di antara sesi rapat untuk membuat peserta tetap fokus. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemimpin rapat harus memberi perhatian pada manajemen waktu rapat.

Ajukan Pertanyaan

Pemimpin rapat memiliki peran terbesar untuk mendorong partisipasi seluruh peserta. Oleh karena itu pemimpin rapat harus terampil memberi stimulus untuk mengajak peserta berpikir menanggapi topik yang sedang diperbincangkan.

Cara termudah untuk memimpin brainstorming adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Pertanyaan yang diajukan pun lebih banyak pertanyaan terbuka (open-ended) agar peserta lebih tertantang untuk mengeluarkan ide atau pemikirannya.

Baca juga: 5 Tips Membuat Rapat Lebih Efektif

Minimalkan Gangguan

Peserta bisa jadi enggan berkontribusi pemikiran karena banyak gangguan selama rapat berlangsung. Misalnya: sound system bermasalah, data-data penunjang tidak siap, gangguan dari peserta lain sampai peserta sibuk dengan gawainya.

Kita bisa meminimalkan munculnya beberapa gangguan dalam rapat dengan persiapan yang lebih baik. Sebelum rapat dimulai, cek perangkat atau peralatan yang akan digunakan: proyektor, kertas-kertas kerja, sound system, slide presentasi, data-data penunjang presentasi dan sebagainya. Bahkan snack (untuk konsumsi rapat singkat) sudah bisa disiapkan sebelumnya.

Sekian artikel tentang tips meningkatkan keaktifan peserta rapat. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Bagaimana Caranya Membuat Rapat Lebih Efektif?