siker.id - Sistem penyimpanan berkas merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola administrasi kantor yang rapi. Tentukan penataan sistem penyimpanan berkas yang terbaik agar setiap orang yang memiliki otorisasi untuk mengakses dokumen, entah orang lain atau Anda sendiri bisa menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan mudah. Sistem yang kurang memadai membuat Anda kewalahan menangani dokumen karena sering terselip atau hilang sehingga meja kerja penuh dengan tumpukan berkas.

Berikut ini beberapa tips dalam mengelola berkas kantor yang rapi,antara lain:

Baca juga: Berikut Ini Manfaat Payroll bagi Perusahaan

Tentukan sistem penyimpanan berkas yang ingin diterapkan.

Apa pun sistem yang dipilih, pastikan Anda tahu tempat menyimpan setiap dokumen, misalnya disusun sesuai:

• Dengan abjad,sistem ini paling cocok diterapkan jika penyimpanan berkas dilakukan berdasarkan nama klien, pasien, atau pelanggan.
• Subjek atau kategori,pada umumnya sistem penyimpanan berkas yang dilakukan berdasarkan subjek atau kategori sangat bermanfaat apabila dikelola dengan benar tetapi akan sangat membingungkan jika dokumen tidak disusun dengan rapi.
• Nomor atau kronologis,opsi ini adalah yang terbaik jika dokumen diberi
• nomor urut atau tanggal misalnya faktur pembelian atau kuitansi pembayaran.

Siapkan map gantung dalam laci

Map gantung tidak perlu dikeluarkan dari laci sebab berfungsi sebagai tempat menaruh map karton manila. Map ini akan dimasukkan dalam map gantung dan diambil jika dibutuhkan.

Baca juga: Pentingnya Program Manajerial di Perusahaan

Sortirlah dokumen sesuai kategori.

Jika tumpukan dokumen sudah mencapai 3-4 cm, pisahkan menjadi beberapa subkategori. Beberapa tumpuk dokumen yang tipis boleh digabungkan lalu tentukan nama kategori yang baru. Pilihlah nama yang membuat Anda lebih mudah menyortir dokumen.

Simpanlah map didalam map gantung

Anda boleh menggunakan map gantung biasa untuk menyimpan tumpukan dokumen yang tipis. Akan tetapi, untuk menyimpan tumpukan dokumen yang tebal atau yang dibagi menjadi beberapa subkategori, gunakan map gantung yang bagian bawahnya berbentuk kotak. Dalam hal ini, berkas boleh diurutkan sesuai keinginan, tetapi urutan yang sering digunakan adalah sesuai abjad.

Sekian artikel tentang tips mengelola berkas kantor dengan rapi. Bila menyukai artikel ini bisa dibagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Berikut 4 Cara Menumbuhkan Leadership di Perusahaan