siker.id - Anda baru saja dipilih atau ditunjuk menjadi sekretaris komite di mana Anda menjadi anggota. Tahukah Anda cara membuat, menyiapkan, dan mempresentasikan notulensi? Baik mengikuti kitab legislatif "Robert's Rules of Order atau membuat notulensi dalam latar yang tidak terlalu formal.

Berikut ini beberapa tips membuat notulensi saat rapat:

Baca juga: Tips Membuat Rapat yang Efisien

Pahami kebijakan rapat organisasi Anda

Jika sekretaris diharapkan untuk membuat notulensi formal, tanyakan apakah kelompok mengikuti Robert's Rules of Orders atau panduan lain. Dalam latar yang lebih informal, tanyakan apa yang perlu dimasukkan ke dalam notulensi atau bagaimana notulensi tersebut akan digunakan.

Sebagai pembuat notulensi, Anda tidak perlu mengakrabkan diri dengan seluruh halaman Rules of Order. Meskipun demikian, mendapatkan salinan buku tersebut (atau meminjam dari pimpinan rapat) dapat berguna untuk menjawab pertanyaan khusus.

Pahami peran Anda dengan baik. Sebagian sekretaris pembuat notulensi tidak berpartisipasi dalam rapat, sedangkan sebagian lainnya membuat notulensi dan juga berkontribusi dalam diskusi. Pada kedua kasus, sekretaris seharusnya bukan seseorang yang memiliki peran utama lain, seperti pemimpin rapat atau fasilitator.

Siapkan template sebelumnya

Tiap notulensi rapat akan mengandung banyak informasi yang sama. Templat menciptakan satu format yang konsisten untuk kemudahan referensi. Cantumkan ruang untuk informasi berikut ini.

Nama organisasi.

Jenis rapat. Apakah ini merupakan rapat mingguan atau tahunan, rapat komite yang lebih kecil, atau rapat yang diselenggarakan untuk tujuan khusus?

Tanggal, waktu, dan tempat. Sediakan ruang untuk awal dan akhir rapat (pembukaan dan pembubaran).

Nama ketua atau pimpinan rapat & nama sekretaris (atau pengganti mereka).

Daftar "peserta" dan "permintaan maaf atas ketidakhadiran". Ini adalah istilah keren untuk daftar hadir. Catat apakah kuorum tercapai (jumlah orang yang cukup untuk pungutan suara).

Beri ruang untuk tanda tangan Anda. Sebagai pembuat notulensi, Anda harus selalu menandatangani catatan Anda. Tanda tangan tambahan mungkin diperlukan saat notulensi disetujui, sesuai dengan kebijakan organisasi Anda.

Sebuah buku agenda, jika tersedia. Jika ketua atau fasilitator rapat tidak meminta Anda membuat rancangan agenda, agenda tersebut seharusnya tersedia berdasarkan permintaan. Memiliki agenda sebagai referensi akan membantu Anda menyusun notulensi rapat.

Baca juga: Berikut 3 Tips Meningkatkan Keaktifan Peserta Rapat

Bawalah notebook atau laptop bersama Anda

Pastikan bahwa apa pun yang Anda bawa nyaman bagi Anda. Jika Anda akan sering menulis notulensi, simpan notebook untuk tujuan ini, atau buat folder di komputer Anda.

Jika Anda membuat notulensi untuk rapat sebelumnya yang belum mendapat persetujuan, bawa notulensi tersebut bersama Anda.

Meskipun perekam audio dapat membantu Anda membuat transkripsi notulensi kemudian, rekaman tersebut tidak dapat dijadikan pengganti notulensi. Jika Anda merekam rapat, pastikan semua orang yang hadir setuju dan jangan menyerah pada godaan untuk membuat transkrip kata-per-kata.

Belajar stenografi akan mempercepat pembuatan notulensi, tetapi Anda tidak perlu menuliskan setiap kata untuk membuat notulensi. Faktanya, Anda harus menghindari hal tersebut.

Jika Anda diminta membuat notulensi secara publik saat rapat, gunakan OHP atau papan presentasi. Pastikan Anda dapat membuat notulensi setelahnya di rumah tanpa memudarkan tintanya sehingga Anda dapat menggunakan ketikan steno untuk mengetik notulensi.

Sekian artikel tentang tips membuat notulensi saat rapat. Bila menyukai artikel ini bisa dibagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: 2 Tips Agar Tidak Bosan Saat Rapat Virtual