siker.id - Sekretaris adalah seorang profesional administrasi yang memainkan peran integral dalam bisnis dan lingkungan organisasi lainnya. Sekretaris biasanya adalah individu yang memelihara dan mengatur tugas kantor, menerapkan prosedur dan melaksanakan tugas administrasi tambahan, tergantung pada sifat pekerjaan mereka. 

Seorang sekretaris seringkali bertanggung jawab untuk menjaga agar administrasi dan operasi kantor berjalan dengan lancar. Sekretaris juga dapat mengandalkan beragam keterampilan untuk membantu mereka berhasil dalam pekerjaan mereka.

Penting bagi sekretaris untuk mengetahui apa yang perlu dilakukan, dan mampu membuat catatan yang jelas dan akurat karena peran sekretaris terutama untuk membuat catatan resmi rapat.

Baca juga : Kuasailah Kemampuan Ini demi Menaikkan Karir

Berikut ini adalah beberapa fungsi sekretaris di dalam perusahaan.

1. Fungsi Sekretaris sebagai Pejabat Eksekutif

Sekretaris harus bertindak sebagai Pejabat Eksekutif. Dia harus menjalankan fungsi resmi. Dia bertanggung jawab atas uang tunai, rekening, catatan, saham, urusan publisitas. Sekretaris harus mengawasi, mengkoordinasikan dan mengelola kegiatan kantor.

2. Fungsi Sekretaris sebagai Petugas Penghubung:

Sekretaris harus bertindak sebagai petugas penghubung. Dia adalah penghubung antara manajemen puncak dan staf, melalui dia keputusan manajemen disampaikan kepada staf. Saran dan keluhan karyawan disampaikan oleh sekretaris kepada manajemen.

Sekretaris juga bertindak sebagai humas organisasi kepada pemerintah dan masyarakat umum. Dalam kasus perusahaan, sekretaris harus menjaga hubungan yang erat antara direksi dan kepala departemen, serta juga antara direksi dan staf.

Baca juga : 5 Pekerjaan Dengan Tingkat Stres Rendah tapi Bergaji Oke

3. Fungsi Sekretaris sebagai Penasehat Manajemen :

Sekretaris adalah Penasehat Manajemen. Dalam kebanyakan kasus, otoritas sangat bergantung pada nasihat sekretaris. Pendapatnya sangat berharga bagi manajemen. Sifat yang tepat dan tingkat saran yang diberikan oleh sekretaris akan bervariasi sesuai dengan sifat dan ukuran organisasi.

Sekretaris sebuah pemerintahan di departemen fasih dengan kegiatan departemennya dan tahu kebijakan apa yang harus diambil untuk menjalankan departemennya. Oleh karena itu, ia berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberi saran kepada para menteri tentang tindakan yang harus diambil untuk merumuskan keputusan kebijakan pemerintah.

Tugas sekretaris pun dapat bervariasi tergantung di mana mereka bekerja, dan terkadang sekretaris melebihi jobdesk mereka.

1. Menjawab dan mengarahkan panggilan telepon
2. Mengatur dan mendistribusikan pesan
3. Menjaga jadwal perusahaan
4. Mengatur dokumen dan file
5. Menyambut klien bisnis dan tamu
6. Mendokumentasikan informasi keuangan
7. Memelihara dan memesan perlengkapan kantor
8. Menjadwalkan rapat dan konferensi
9. Membantu eksekutif dengan tugas proyek
10. Staf pengawas dan karyawan baru
11. Berkoordinasi dengan organisasi lain
12. Menerapkan prosedur administrasi

Sekian artikel tentang peran sekretaris di perusahaan, dari pengertian, fungsi, hingga tanggung jawab apa saja yang di kerjakan oleh seorang sekretaris. Semoga dapat membantu anda yang ingin berkarir menjadi seorang sekretaris.

Jika anda menyukai artikel ini bisa dibagikan, serta apabila ada kritik dan saran bisa di tuliskan pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga : Inilah 5 Cara Menjadi Orang Sukses!