siker.id - Ketika Anda sedang dalam proses perekrutan kerja, maka akan melalui banyak macam tes rekrutmen. Mulai dari dari tes tulis, interview dan berbagai macam lainnya. Dan pada tahap terakhir, maka Anda akan menerima sebuah offering letter. Tidak banyak yang mengetahui apa itu offering letter. Bagi Anda yang masih awam mungkin baru pertama kali mendengar hal ini. Untuk itu, berikut adalah beberapa hal yang penting diketahui mengenai dokumen ini.

Baca juga: Simak ! Tahapan Seleksi Karyawan Baru, Selengkapnya

Pengertian Offering Letter

Offering letter atau surat penawaran pekerjaan adalah dokumen formal yang dikirim ke kandidat yang dipilih untuk pekerjaan. Tujuannya adalah sebagai konfirmasi tertulis mengenai sebuah tawaran kerja sehingga baik calon karyawan maupun pemberi kerja mengetahui dengan jelas kelanjutan proses rekrutmen. Biasanya offering letter akan diikuti dengan lampiran resmi yang mengkonfirmasi detail pekerjaan seperti deskripsi pekerjaan, gaji, tunjangan, cuti berbayar, dan struktur manajemen. Setiap perusahaan akan memasukkan syarat dan ketentuannya masing-masing. Namun, hal-hal paling mendasar yang biasanya tercantum dalam offering letter adalah:

• Nama jabatan.

• Deskripsi pekerjaan, termasuk detail terkait tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, atau ketentuan kerja lainnya.

• Gaji, termasuk rincian gaji kotor sebelum pemotongan pajak, nominal take home pay (gaji bersih), dan tunjangan lainnya seperti THR dan/atau bonus akhir tahun.

• Fasilitas, benefit, insentif, dan kompensasi yang akan didapatkan, misalnya asuransi kesehatan wajib dari pemerintah (BPJS), asuransi swasta, iuran BPJS Ketenagakerjaan, pinjaman laptop dari kantor, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan benefit–benefit lainnya yang sudah dijabarkan saat proses wawancara.

• Jatah cuti berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, serta kebijakan tentang percutian khusus lainnya.

• Tanggal efekif mulai bekerja yang disepakati.

• Tanggal habis tempo, alias tenggat waktu bagi calon karyawan selambat-lambatnya menyerahkan kembali surat tawaran kerja yang sudah ditandatangani.

Pada bagian terakhir dari surat tawaran kerja biasanya akan ada dua kolom untuk tanda tangan sebagai bukti konfirmasi yang mengikat. Satu kolom disediakan untuk pihak perusahaan, yang biasanya ditandatangani oleh perwakilan HRD atau pemimpin perusahaan. Kolom satunya adalah untuk calon karyawan baru.

Baca juga: Apa Saja Masalah Yang Timbul Dari PKWT?

Perbedaan offering letter dengan kontrak kerja

Offering letter berbeda dengan kontrak kerja. Kontrak kerja diatur dalam Undang-Undang 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UU Ketenagakerjaan). Kontrak kerja adalah perjanjian antara pekerja dengan pengusaha atau pemberi kerja yang memuat syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban para pihak. Offering letter biasanya akan berisi tentang jabatan atau posisi yang akan ditempati oleh karyawan, upah, fasilitas yang akan didapatkan, dan jam kerjanya. Melalui offering letter, perusahaan menginformasikan kepada kandidat yang terpilih sebagai karyawan baru melalui pemberitahuan formal secara tertulis. Berikut ini adalah perbedaan antara offering letter dan kontrak kerja:

• Kontrak kerja bersifat mengikat secara hukum, sedangkan offering letter tidak bersifat mengikat secara hukum.

• Kontrak kerja memberikan kepastian hukum terhadap karyawan, sedangkan offering letter dalam status ketenagakerjaannya tidak memberikan kepastian hukum terhadap karyawan.

• Kontrak kerja memuat secara rinci tentang syarat-syarat kerja, hak, dan kewajiban dari pihak perusahaan dan pihak pekerja, sedangkan offering letter memuat secara rinci mengenai jabatan dan deskripsi kerja di awal kandidat melamar posisi dari lowongan kerja.

• Kontrak kerja berisi penjelasan rinci mengenai durasi berlangsungnya pekerjaan tersebut, sedangkan offering letter hanya mencantumkan tanggal efektif mulai bekerja di perusahaan.

Kapan Harus Kirim Balik Offering Letter?

Offer letter biasanya akan dikirim oleh pihak HRD perusahaan setelah kandidat terpilih menyelesaikan tahap terakhir dari segala rangkaian rekrutmen. Dokumen itu bisa juga dikirim setelah Anda menyerahkan salinan rekam medis dari tes kesehatan tertentu, seperti medical check-up atau tes narkoba, jika diwajibkan oleh perusahaan. Setelah mengirim offer letter, pihak HRD akan memberi waktu antara 24 jam hingga seminggu untuk merespons. Anda bisa menandatangani surat tawaran dan mengirimnya kembali jika paham dan setuju dengan semua syarat dan ketentuan yang tertulis. Di sisi lain, kamu bisa juga bernegosiasi untuk mengusulkan perubahan atau penyesuaian jika ada poin dalam offering letter yang menurutmu kurang cocok. Secara umum, jangan menunda membalas email offering letter hingga lebih dari satu hari.

Sekian artikel tentang offering letter. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Kiat Ampuh agar Negosiasi Gaji Berjalan Lancar