siker.id - General Affair (GA) adalah merupakan posisi dalam suatu perusahaan yang umumnya berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional. Segala urusan perusahaan harus memiliki kejelasan baik dari tujuan, prospek, dan perencanaan ke depannya. Kejelasan tersebut harus dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya.

Agar sistem kerja perusahaan bisa berjalan lancar, perusahaan akan membagi-bagi divisi sesuai keahlian dan tugasnya. Bila divisi HRD akan berfokus pada sumber daya manusia, divisi General Affair dibutuhkan untuk mengurus operasional perusahaan secara menyeluruh.

Bisa dikatakan, staff general affair merupakan partner HRD demi kelancaran operasional SDM khususnya melayani kebutuhan umum karyawan, inventaris, perkantoran, hingga membina hubungan internal dan eksternal perusahaan.

Meski sekilas kerjanya tampak remeh, divisi General Affair yang solid dan handal tetap diperlukan demi berkembangnya perusahaan.

Biasanya divisi yang juga biasa disebut General Affair ini tergabung dengan HRD maupun menjadi satu bagian dengan purchasing atau pembelian. Tapi bila perusahaannya merupakan perusahaan berkembang dan skala sudah cukup besar, General Affair sebaiknya tidak digabungkan dengan divisi lain.

Baca juga: 9 Budaya Kerja Ini Bisa Bangkitkan Semangat Kerja

Sebab jelas bahwa keduanya memiliki peranan berbeda dan dikhawatirkan dapat menyebabkan adanya tumpang tindih dalam penyelesaian tugas kerja. Lantas, apa saja tugas utama seorang General Affair?

1. Bertanggung Jawab Pada Pengadaan Barang

Barang atau aset di perusahaan kadang memiliki batas pemakaiannya sendiri-sendiri, misalnya printer atau Personal Computer (PC).

Penggantian atau pembelian barang-barang tersebut menjadi tugas GA dalam hal pengadaan barang.

Dalam pengadaan barang itu, seorang GA juga tidak asal beli melainkan melakukan perbandingan harga sebelum melakukan pembelian

Tujuannya, agar pengadaan barang perusahaan masih bisa menekan biaya pengeluaran aset.

Semakin rendah biaya untuk pengadaan barang, maka dapat dipastikan kinerja divisi GA di perusahaan tersebut berjalan baik.

2. Membuat laporan anggaran dan pembayaran

Mengingat tugas general affair adalah mengelola pengadaan barang serta fasilitas perusahaan, mereka memiliki tanggung jawab untuk memastikan barang yang diminta oleh divisi lain benar-benar dibutuhkan dan sesuai budget.

Inilah mengapa menyiapkan laporan anggaran dengan menyesuaikan prioritas barang tidak terpisahkan dari tugas general affair. Dengan adanya tugas ini, perusahaan akan terhindar dari pembengkakan anggaran belanja perusahaan.

Prioritas dalam pembelian barang atau pengadaan fasilitas tentu juga perlu mempertimbangkan manfaat jangka panjang bagi perusahaan. Maka GA harus jeli membuat prioritas mana barang yang harus segera dibeli atau bisa ditunda dulu.

Tak cuma membuat laporan anggaran, general affair juga melaksanakan proses pembayaran rutin untuk kebutuhan listrik, air, telepon, jaringan internet (wifi), iuran BPJS karyawan, hingga beberapa pembayaran rutin lainnya. General affair juga lah yang akan mengurus reimbursement karyawan.

3. General Affair Bertugas Untuk Pemeliharaan Aset

Tak hanya melakukan pembelian barang, GA juga bertugas untuk memelihara dan mengawasi aset yang telah mereka beli.

Hal ini bertujuan agar para pengguna atau pemakai aset perusahaan juga tidak secara sembarangan menggunakannya.

Menjadi hal wajar jika GA seringkali bersikap ‘galak’ ketika ada karyawan yang tidak menjaga aset perusahaan.

Karena mereka lah yang bertanggung jawab saat terjadi kerusakan pada aset perusahaan.

Baca juga: Anda Lulusan Sastra Indonesia? Simak Prospek kerjanya

4. Renovasi dan Pembukaan Kantor Cabang

GA dalam perusahaan selalu sensitif dan rinci ketika menentukan biaya, begitu juga saat kantor membuka kantor cabang baru atau hanya sekedar melakukan renovasi.

GA bertugas untuk melakukan pertimbangan mulai dari faktor kelayakan hingga estimasi dana yang sesuai.

Bahkan ketika estimasi dana sudah disetujui oleh GA, pelaporan hasil renovasi dan pembelian material juga harus bisa dibuktikan dengan nota atau faktur.

5. Mengurus perizinan dan legalitas perusahaan

Dalam sebuah perusahaan, mengurus legalitas perizinan menjadi tugas general affair, baik untuk kebutuhan karyawan maupun perusahaan. Maka dari itu, general affair kerap menjadi wakil perusahaan untuk bertemu dengan pihak eksternal terkait yang membantu perizinan eksternal ini.

Pihak dalam perizinan eksternal bisa meliputi kepolisian, ormas, media, kecamatan, kelurahan dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, selain bertemu dan mengurus izin, general affair perlu menjalin hubungan baik dengan mereka.

Sekian artikel tentang Begini Tugas Utama Seorang General Affair, Simak Yuk. Bila menyukai artikel ini bisa anda bagikan.Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih

Baca juga: Kenapa Perusahaan Wajib Daftarkan Karyawan di BPJamsostek?