siker.id - Punya jadwal rapat yang seabrek banyaknya? kamu bingung bagaimana mengelola semua rapat itu bahkan dengan kesibukanmu bekerja yang dituntut banyak target tinggi? Untuk itu kamu perlu tips cara mengelola rapat yang baik. Berikut ulasannya untuk kamu!

Baca juga: 3 Tips Membuat Rapat Kerja yang Efektif

Pakai Google Calendar untuk blok jadwalmu

Kantormu memakai Google atau Microsoft Calendar? Coba manfaatkan aplikasi itu untuk mencegah terlalu banyak rapat. Mengutip Fellow App, blok satu sampai dua jam kerjamu dalam sehari untuk deep work. Di jam tersebut, kamu tak bisa menghadiri rapat. Durasi, jadwal, dan frekuensinya bisa kamu atur sendiri sesuai kebutuhan. Dengan begitu, meski ada banyak meeting, kamu tetap punya 1-2 jam untuk fokus bekerja. Teknik ini dikenal dengan nama time blocking.

Minta rekam rapat tertentu

Kalau tak datang rapat, kamu bisa membaca notula atau minutes of meeting agar bisa memahami pembicaraan di sana. Walau begitu, kadang kala, catatan rapat minim konteks. Tak hanya itu, formatnya yang diketik bisa memicu salah paham. Itulah mengapa, coba minta rekam rapat tertentu apabila memungkinkan. Kamu bisa menontonnya apabila ada informasi yang membingungkan. Ini berlaku terutama untuk meeting yang diadakan secara online. Sebab, merekam rapat online lebih mudah daripada rapat offline.

Baca juga: Berikut Tips agar Terlihat Luar Biasa saat Rapat

Gabungkan beberapa meeting menjadi satu

Kadang kala, saat bekerja, ada berbagai macam agenda dan topik yang sejatinya dibahas oleh orang yang sama. Agar tak terlalu banyak meeting, sebagai trik, coba gabungkan agenda-agenda itu menjadi satu. Dengan begitu, rapat bisa lebih efisien. Durasinya mungkin menjadi semakin lama, namun kamu tak perlu berkumpul berkali-kali dengan orang yang sama untuk membahas berbagai topik berbeda. Tentu saja, penggabungan ini ada batasnya. Kalau kamu mencampur terlalu banyak agenda, durasi rapatnya menjadi sangat lama. Alih-alih hemat waktu, rapat justru jadi tak efektif. Sebab, tak semua orang bisa ikut meeting yang durasinya berjam-jam sambil menyimak semua informasi yang ada.

Sekian artikel tentang tips mengelola semua rapat yang diikuti. Bila menyukai artikel ini bisa dibagikan pada banyak orang. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Beberapa Kebiasaan Buruk yang Bisa Dihindari saat Rapat