siker.id - General affair (GA) menjadi salah satu bagian penting dalam perusahaan. Biasanya, di perusahaan general affair berada di bawah kepala operasional. Bisa juga, perusahaan belum terlalu besar dengan pembagian divisi yang lebih kompleks, general affair atau dalam Bahasa Indonesia adalah bagian umum, disatukan dengan divisi HRD bahkan menjadi satu dengan bagian purchasing atau pengadaan. Berikut ini tips bagi Anda yang memang ingin terjun di dunia General Affair. Silahkan disimak!

Baca juga: Begini Tugas Utama Seorang General Affair, Simak Yuk

1. Mampu Mengurus Aset Perusahaan

General Affair memiliki tugas dalam merawat dan mengelola aset bergerak maupun tak bergerak yang dimiliki perusahaan. Aset bergerak perusahaan yang diurus mulai dari perawatan rutin kendaraan perusahaan hingga membayar pajak kendaraan. Semuanya harus dilakukan rutin dan terjadwal. Kalau Anda kurang teliti tentunya akan banyak terjadi kesalahan. Akibatnya pun sangat fatal, bisa saja kena tegur karena mengganggu kinerja perusaahaan. Untuk asset tidak bergerak Anda harus bisa mengurus asset tanah, lahan parkir bahkan mungkin juga tagihan-tagihan yang masuk.

2. Mempersiapkan Pengadaan Alat Tulis Kantor

Anda harus melakukan kontrol dan belanja alat tulis kantor yang dibutuhkan perusahaan. Perlu diketahui alat tulis kantor merupakan salah satu pengeluaran terbesar perusahaan. Untuk itu Anda harus pandai mengatur keluarnya alat tulis kantor. Mungkin banyak karyawan yang belum mengetahui kalau alat tulis kantor itu mahal. Jadi Anda harus bisa mengumumkan kebijakan pengadaan alat tulis kantor di setiap divisi perusahaan.

3. Mengurus Perijinan Perusahaan

Tugas lainnya adalah mampu mengurus perijinan. Biasanya suatu perusahaan memiliki banyak perijinan yang diperlukan dalam pengelolaan asset dan perkembangan kantor. Oleh karena itu saat perijinan ini mulai habis masa berlakuknya, Anda akan diminta melakukan perpanjangan sebelum waktunya sehingga operasional perusahaan tetap terjaga. Bisa juga perusahaan ini akan membuka cabang di wilayah lain, Anda akan diminta secepatnya mengurus terkait pembelian dan perijinan pembukaan kantor cabang.

Tugas General Affair di berbagai perusahaan

Setiap perusahaan, memiliki kebijakan masing-masing terkait apa yang akan dikerjakan oleh General Affair. Berikut rangkuman beberapa tugas General Affair baik secara umum maupun di berbagai industri.

1. Tugas General Affair secara umum

Secara umum, seorang General Affair bertugas untuk mengelola hampir keseluruhan kegiatan kantor seperti perizinan, pengadaan barang dan menjaga aset perusahaan, protokoler, instalasi listrik, telepon, air, mengurus perizinan, pengadaan alat tulis kantor, kebutuhan di pantry seperti gula, teh, kopi hingga perlengkapan toilet. Bahkan, di beberapa perusahaan, tanggung jawab seorang General Affair juga akan merangkap sebagai HRD.

2. Tugas General Affair di perusahaan retail

• Terlibat dalam proses legalitas dan perizinan.

• Mengurus pemeliharaan gedung kantor dan fasilitas penunjang lainnya.

• Menyiapkan dokumen administrasi.

• Mengurus pemeliharaan dan perawatan kendaraan operasional.

• Mengatur jadwal operasional karyawan lain seperti supir, office boy dan satpam.

Baca juga: Jadi Staff HRD? Wajib Kuasai Ini

3. Tugas General Affair di perusahaan FMCG

• Terlibat dalam urusan corporate social responsibility dan lingkungan hidup.

• Mengurus perihal pemeliharaan gedung dan fasilitas lainnya.

• Menyiapkan dokumen-dokumen administratif dan legal.

• Mengurus pengadaan dan perawatan kendaraan operasional jika ada.

• Koordinasi pelaksanaan kegiatan dan proyek yang dilakukan perusahaan.

4. Tugas General Affair di perusahaan teknologi

• Menyiapkan perjanjian kontrak kerja dan memperbarui masa berlaku kontrak tersebut.

• Melakukan proses training development dalam perusahaan.

• Bertanggung jawab dalam pengelolaan dan pengembangan SDM di perusahaan.

• Mengelola kinerja tim dengan memberikan tujuan dan evaluasi yang jelas serta berkelanjutan.

• Membantu supervisor dalam proses penilaian kinerja karyawan.

• Membantu supervisor dalam melakukan proses konseling bagi karyawan.

• Membantu dalam melakukan proses rekrutmen.

• Terlibat dalam proses renovasi dan pembukaan kantor cabang baru perusahaan.

5. Tugas General Affair di perusahaan manufaktur

• Menjalin relasi dengan pihak-pihak yang terlibat seperti Pemda, Kecamatan, Kelurahan dan Kepolisian.

• Terlibat dalam kegiatan perizinan perusahaan seperti bangunan, reklame dan lainnya.

• Ikut bertanggung jawab terhadap kondisi instalasi listrik dan berbagai peralatan operasional yang dimiliki perusahaan.

• Melakukan kontrol terhadap pekerjaan security, cleaning service, driver dan staff lainnya.

• Menangani pengadaan alat-alat seperti ATK dan alat kerja.

Sekian artikel tentang tips siap bekerja sebagai General Affair. Bila menyukai artikel ini bisa Anda bagikan. Jika ada kritik dan saran bisa tulis pada kolom komentar. Terima kasih.

Baca juga: Ini Perbedaan HRD dan Personalia, Simak Selengkapnya