Semua perusahaan tidak ada yang menginginkan karyawannya dipecat karena alasan kurang kompeten atau tidak disiplin. Namun, apabila menemukan karyawan yang melanggar aturan perusahaan akan ditindak sesegera mungkin. Seperti diberikan surat peringatan SP1 agar karyawan bersangkutan dapat memperbaiki sikapnya. Pembahasan kali ini menjelaskan tentang berbagai contoh surat peringatan yang wajib diketahui.

Pembuatan surat peringatan kerja tidak dapat sembarangan dilakukan. Pasalnya ada beberapa poin penting yang berhubungan dengan masa depan karyawan dan perusahaan. Selain itu, surat peringatan kerja juga harus dipatuhi sesuai dengan UU Ketenagakerjaan dan aturan pemerintah. Supaya tidak salah maka perhatikan beberapa tips membuat surat peringatan kerja berikut :

1. Memastikan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan sudah melewati batas seperti yang disebutkan dalam Surat Perjanjian Kerja awal.

2. Memastikan jangka waktu berlakunya Surat Peringatan. Berdasarkan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan, pemberian Surat Peringatan memiliki masa berlaku selama 6 bulan.

3. Pembuatan Surat Peringatan hanya dilakukan oleh Divisi HRD. Sehingga Divisi HRD benar-benar bertanggung jawab atas penindaklanjutan masalah internal perusahaan.

4. Mencantumkan data karyawan yang diberikan Surat Peringatan dengan jelas. Minimal dalam Surat Peringatan Kerja menuliskan nama asli, ID karyawan, dan Jabatan.

5. Mencantumkan tanda tangan dan nama dari pembuat Surat Peringatan Kerja.

Contoh Surat Peringatan Tahap 1 (SP1)

                                                                                                  PT.Maju Bersama

                                                                                                  Ruko Agung Jaya Kav. 1, B-8, Semarang

                                                                                                  Telp. (024) 668789

Nomor: SP/006/11/2021

Lampiran: 1 (satu) berkas

Perihal: Surat Peringatan

                                                                                                                                                               Kepada Yth.

                                                                                                                                                              Saudara Balaram

                                                                                                                                                              Staff Keuangan PT.Maju Bersama

                                                                                                                                                               di Tempat

Memperhatikan surat perjanjian kerja Penerbitan dan Pencetakan Majalah tertanggal 16 November 2021, dengan ini Direktur PT Maju Bersama menginformasikan.

1. Berdasarkan hasil evaluasi pemantauan yang telah dilakukan Tim Pengawas PT Maju Bersama. Kinerja Saudara Balaram selama bekerja sebagai staff keuangan dinyatakan dan dinilai tidak mengacu terhadap SOP karyawan yang ditetapkan perusahaan.

2. Saudara Balaram tidak dapat melaksanakan tugas dengan baik seperti yang disepakati pada surat perjanjian kerja Penerbitan Pencetakan Majalah.

3. Oleh karenanya Saudara Balaram diberikan Teguran Tertulis.

Demikian surat ini dibuat agar dilaksanakan dan disadari sebagaimana mestinya.

                                                                                                                                                               Semarang, 16 November 2021

                                                                                                                                                               PT Maju Bersama

                                                                                                                                                               Krisnantyo

                                                                                                                                                               Direktur Utama

Setelah mengetahui contoh surat peringatan, HRD harus memahami apa yang harus dilakukan setelahnya. Apabila HRD telah memberikan SP karyawan maka akan mencari solusi agar produktivitas karyawan optimal seperti sedia kala.

Baik itu dengan memberikan motivasi kerja, mengajak berdiskusi, dan meninjau performa karyawan. Setelah itu, pantau kembali bagaimana kinerja karyawan, apakah sudah meningkat dan diperbaiki atau belum. hal ini akan menentukan kebijakan perusahaan nantinya.